Elk bedrijf in Cyprus heeft er één nodig. Dit is wat dat concreet inhoudt:
Elke Cypriotische BV moet vanaf de oprichtingsdatum een bedrijfssecretaris (company secretary) hebben. Er is geen uitzondering voor slapende vennootschappen, holdingstructuren of vennootschappen zonder personeel.
Er bestaat één uitzondering: In een besloten vennootschap met één lid en één directeur mag die directeur ook als secretaris optreden. In alle andere gevallen moet de secretaris een aparte persoon of entiteit zijn.
De meeste buitenlandse eigenaren schakelen een professioneel bedrijf in, en niet omdat de administratie ingewikkeld is. Sinds 1 januari 2026 is uw Cypriotische vennootschap fiscaal ingezetene van Cyprus, enkel op grond van de oprichting. De vraag is niet langer of Cyprus u accepteert, maar of uw thuisland u kan claimen. Uw secretaris is degene die het dossier samenstelt dat deze vraag beantwoordt.
Vragen of opmerkingen of u een company secretary nodig hebt, of bent u op zoek naar een betrouwbare partij?
Wij assisteren u graag.
Drie niveaus. Alle kosten zijn jaarlijks, exclusief btw. Directiefuncties worden verzorgd door erkende Cypriotische dienstverleners; wij structureren de overeenkomst, selecteren de dienstverlener en beheren de relatie.
Ja. Volgens artikel 171 van de Vennootschapswet, hoofdstuk 113, moet elke Cypriotische vennootschap te allen tijde een secretaris hebben.
Er is geen uitzondering voor slapende, holding- of niet-handelsvennootschappen. De naam en het adres van de secretaris staan vermeld in het openbare elektronische register van de Kamer van Koophandel.
De praktische gevolgen van het ontbreken ervan zijn direct merkbaar, niet theoretisch:
De rol is opgesplitst in wat de wet vereist en wat een buitenlandse belastinginspecteur wil zien. Concurrenten beschrijven slechts de eerste helft.
Statutory duties
Maintain the register of members and the register of directors and secretaries
Prepare and retain minutes of board meetings and general meetings
File the Annual Return (HE32) with the Registrar, together with the audited financial statements
Maintain and update the UBO register: within 90 days of incorporation, within 45 days of any change, and confirm annually between 1 October and 31 December
File statutory changes (registered office, officers, shareholdings, name) using the prescribed forms
Retain the Certificate of Incorporation and the Memorandum and Articles at the registered office
Substance duties
Convene and minute board meetings in Cyprus, or document the participation of Cyprus-resident directors
Ensure accounting books and records are physically retained in Cyprus for the statutory six years
Handle inbound and outbound correspondence with the Tax Department, Social Insurance and the Registrar
Execute powers of attorney and corporate documents on behalf of the company, within authority
Coordinate with the auditor on the annual accounts and the IR4 corporate tax return
Flag compliance risk to the board before it becomes a penalty
A secretary who only does the first list is a filing agent. A secretary who does both is evidence.
Ja, maar alleen in een besloten vennootschap één directeur. Artikel 171 stelt dat een enige directeur niet tevens de secretaris mag zijn, met een uitdrukkelijke uitzondering voor een vennootschap met beperkte aansprakelijkheid met één en enig lid. Bij twee of meer directeuren is geen enkele directeur een “enige directeur”, dus kan één van hen de rol van secretaris vervullen.
Dit is het meest misverstaanbare punt op de Cypriotische markt, en minstens één pagina die momenteel op de eerste pagina van Google staat, beweert precies het tegenovergestelde. Hier is de volledige matrix.
Een belangrijke kanttekening in de praktijk. Artikel 173 voorkomt dat één persoon tegelijkertijd aan een vereiste in beide hoedanigheden voldoet. Wanneer een document door zowel een directeur als de secretaris moet worden ondertekend, kan dezelfde persoon niet tweemaal tekenen in die twee hoedanigheden. In een vennootschap met twee directeuren, waar directeur 1 tevens secretaris is, tekent directeur 2 als directeur.
Directeuren en secretarissen staan geregistreerd in het openbare elektronische register van de Kamer van Koophandel. Het register van de uiteindelijke begunstigden (UBO-register) is een apart register en is sinds januari 2023, na de uitspraak van het Hof van Justitie van de EU, niet meer openbaar toegankelijk. Toegang is beperkt tot bevoegde autoriteiten, verplichtte entiteiten en entiteiten met een aantoonbaar legitiem belang.
Uw eigen belastingdienst verkrijgt informatie over de uiteindelijke begunstigden via het UBO-register, informatie-uitwisseling en de anti-witwaswetgeving. Elke aanbieder die een nominee als directeur aanprijst als een manier om uw naam uit de buurt van een buitenlandse belastinginspecteur te houden, verkoopt u een probleem, geen oplossing.
| Nominee director | Corporate director | Shadow director | |
|---|---|---|---|
| What it is | Natural person formally appointed, acting on documented instructions | Legal entity formally appointed to the board | Person who directs the board without being appointed |
| Filed with the Registrar | Yes | Yes | No |
| Legal status | Full director | Full director | Treated as a director for liability purposes |
| Duties owed | Full fiduciary and statutory duties | Full duties, discharged through its own officers | Full liability, no formal protection or authority |
| Substance value | Medium to high, depending on activity | Low on its own, useful in a layered structure | Negative. Evidence of artificial arrangement |
| Cost | €1,500 to €3,000/yr | €500/yr | Free until it is very expensive |
De categorie ‘schaduwdirecteur’ is waar eigenaren terechtkomen wanneer ze een goedkope stroman kopen en het bedrijf vervolgens volledig vanuit het buitenland via e-mail besturen.
De naam van de stroman staat weliswaar in het handelsregister, maar de beslissingen worden aantoonbaar elders genomen en de constructie documenteert precies wat een buitenlandse belastingdienst zoekt.
Relevante informatie
Nog vragen? Stel ze ons gerust!
Nee. Hoofdstuk 113 legt geen verblijfsvereiste op aan de secretaris. Verschillende Cypriotische websites beweren van wel, maar dat klopt niet. Verblijf is om een andere reden van belang: een secretaris die in Cyprus woont en werkt, levert lokaal administratief bewijs, en dat is precies waar een buitenlandse belastingdienst naar op zoek is. Het is een inhoudelijk argument, geen wettelijke vereiste.
In Cyprus bestaat er geen specifieke term. “Secretaris” is de wettelijke term die wordt gebruikt in hoofdstuk 113 en door de griffier. “Corporate secretary” is de term die in Singapore, Hongkong en de Verenigde Staten wordt gebruikt voor dezelfde wettelijke functionaris. Beide termen verwijzen naar de functionaris die is aangesteld op grond van artikel 171. Verwar deze termen niet met een administratief medewerker.
Ja. De secretaris kan een natuurlijke persoon van 18 jaar of ouder zijn, of een rechtspersoon. De meeste buitenlandse bedrijven op Cyprus stellen een professioneel bureau aan, wat standaardpraktijk is en de gebruikelijke manier waarop de functie wordt vervuld.
De Cypriotische wetgeving stelt geen kwalificatie-eisen aan individuen. Bedrijven die commerciële secretariële diensten aanbieden, vallen onder toezicht van een toezichthoudende instantie: CySEC voor aanbieders van administratieve diensten, de Cypriotische Orde van Advocaten voor advocatenkantoren en ICPAC voor accountantskantoren. Ze zijn tevens verplicht onder de Cypriotische wetgeving inzake witwasbestrijding en moeten voor elke cliënt een KYC-procedure (Know Your Customer) uitvoeren.
Ja. De naam en het adres van de secretaris staan vermeld in het openbare elektronische register van de Kamer van Koophandel, samen met de directeuren. Het register van de uiteindelijke begunstigden (UBO-register) is apart en niet openbaar toegankelijk; de toegang is sinds januari 2023 beperkt tot bevoegde autoriteiten, verplichtte entiteiten en aantoonbaar legitiem belang.
Ja, op elk moment door een besluit van de directie. De wijziging wordt aan de registerhouder gemeld via formulier HE4. Wij verzorgen de overdracht, inclusief het ophalen van de registers en het notulenboek bij uw vorige aanbieder, voor een eenmalig bedrag van € 200.
Of je nu een ondernemers of digital nomad bent, een holdingstructuur wenst, remote kan werken of zoekt naar unieke vastgoedopportuniteiten, deze nieuwsbrief is voor jou.
Ontvang tips over emigratie, fiscale optimalisatie en ondernemen in Cyprus. Kort. Praktisch. Uit de praktijk.
Schrijf je vrijblijvend in.
